Auszug - Fortschreibung der E-Government-Strategie ab 2022  

Frau Harder stellt anhand einer Präsentation die Fortschreibung der E-Government-Strategie vor. Die Präsentation ist dem Protokoll angehängt.

Frau Grote erkundigt sich nach den Geldern, die vor Jahren für das rechtssichere Scannen zur Verfügung gestellt wurden. Nach dem Bericht gebe es noch kaum Fortschritt. Weiter möchte sie wissen, ob die Mitarbeiter*innen bisher nicht ausreichend mitgenommen worden seien. Frau Harder erklärt, dass

die Mitarbeiter in der Vergangenheit tatsächlich nicht ausreichend eingebunden worden seien. Dies solle sich nun ändern. Bezüglich des rechtssicheren Scannens gebe es zwei verschiedene Bereiche. Zum einen das Scannen der Altakten, dies sei extern vergeben worden. Zum anderen werde der tägliche Posteingang in der Poststelle gescannt. 

Frau Harder erklärt auf Nachfrage von Frau Grote, dass es einen Arbeitskreis Digitalisierung gebe, in dem sich viel mit anderen Kreisen ausgetauscht werde. Außerdem gebe es einen Erfahrungsaustausch der Kreise über VIS. Der IT-Verbund SH (ITVSH) habe zudem ein Dashboard ins Leben gerufen, auf dem sich rege ausgetauscht werde. Sie könne nicht garantieren, dass jeder Mitarbeiter von diesen Möglichkeiten wisse.

Herr Schuchardt erkundigt sich, inwieweit an rechtliche Grenzen gestoßen werde und nach der Position des Bürgers, der nicht sehr gut mit technischen Geräten umgehen kann. Frau Harder erklärt, dass man bei einigen Formularen an gesetzliche Grenzen stoßen würde, der Gesetzgeber aber schon festgestellt habe, dass sich etwas ändern müsse. Das Serviceangebot solle mit den digitalen Möglichkeiten erweitert werden. Dieses sei aber nur ein Zusatzangebot, die persönliche Beratung werde hierdurch nicht ersetzt.

Frau Hahn-Fricke merkt an, dass die Strategie gut sei, jedoch halte sie es für wichtig, dass diese irgendwann ende. Gleichzeitig bemängelt sie, dass der Fortschritt in den letzten 4 Jahren eher klein war und fragt, ob man Firmen für die Digitalisierung engagieren könne. Frau Harder erklärt, dass sie eine Auflistung der erreichten Dinge an das Protokoll oder in den nächsten Hauptausschuss geben werde. Es seien z.B. schon Personalakten digital, die Gremienarbeit papierlos und es gebe komplett digitale Fachdienste. Eine Vergabe an eine Firma sei keine Option. Herr Zetzsche erkundigt sich nach der Technik und Software in der Verwaltung und ob genug Ausstattung da wäre für Pufferzeiten. Frau Harder erklärt, dass es nicht nur eine Software gebe. Z.B. gebe es VIS, Bewerbermanagement, sowie Software die scannt. E-Government sei ein Gemeinschaftsprojekt. Es seien noch keine Pufferzeiten durch das Warten auf Digitalisate eingetreten.

Herr Schroeder macht darauf aufmerksam, dass der Prozess der Digitalisierung niemals abgeschlossen sein werde und damit die Strategie auch kein Ende habe.

Der Kreispräsident spricht sich dafür aus, mehr Geschwindigkeit bei der Digitalisierung aufzunehmen. Die Bürger seien teilweise unzufrieden, weil z. B. eine KFZ-Zulassung noch nicht digital möglich sei. Weiter warnt er aber davor, nicht zu viele interne Sitzungen und Besprechungen durchzuführen, damit genügend Zeit für die Sachbearbeitung bleibe. Der Landrat erklärt, dass es bezüglich der Digitalisierung einen enormen Schub gegeben habe. Gleichwohl sei an vielen Stellen eine Mehrbelastung entstanden. Wenn nicht genügend Besprechungen durchgeführt werden, fühlen die Mitarbeiter*innen sich nicht mitgenommen. Hier müsse ein Mittelmaß gefunden werden.

Frau Höppner-Reher stimmt dem Landrat und Herrn Schroeder zu und stellt heraus, dass der Kreis Segeberg im Vergleich zu anderen Kreisen schon weit fortgeschritten sei. Die digitale Akte funktioniere sehr gut. Herr Gerberding ergänzt, dass das OZG zur Digitalisierung zwinge. Die Digitalisierung bedeute am Anfang viel Aufwand, später ergebe sich aber eine Zeitersparnis und Arbeitserleichterung. Unter anderem entfalle das Suchen nach Vorgängen.

Frau Lessing erklärt, dass die E-Government-Strategie 2017 vorgestellt worden sei und die Hauptausschussmitglieder diese sehr positiv von der Politik aufgenommen worden sei. Da der Prozess den Mitarbeiter*innen nicht aufgestülpt werden soll, koste die Umsetzung Zeit. Frau Lessing dankt für die Erstellung des Aktionsplans ab 2022. Frau Prof. Täck schlägt vor, eine Zielsetzung für 2022 festzulegen und die Erreichung am Jahresende zu überprüfen. Dies schaffe Transparenz im Prozess und es sei eine Steuerung möglich. Herr Schroeder schließt sich dem Vorschlag an.

Pause 20:15 – 20:40 Uhr