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Vorlage - DrS/2020/101

Betreff: Organisationsuntersuchung der WKS GmbH
Status:öffentlichVorlage-Art:Drucksache
Verfasser/in:Schmitt, Frank
Federführend:Gremien, Kommunikation, Controlling Bearbeiter/-in: Schmitt, Frank
Beratungsfolge:
Ausschuss für Wirtschaft, Regionalentwicklung und Infrastruktur Vorberatung
10.06.2020 
Sitzung des Ausschusses für Wirtschaft, Regionalentwicklung und Infrastruktur    
Hauptausschuss Vorberatung
23.06.2020 
Sitzung des Hauptausschusses geändert beschlossen   
Kreistag des Kreises Segeberg Entscheidung
25.06.2020 
Sitzung des Kreistages geändert beschlossen   

Sachverhalt
Beschlussvorschlag
Finanzielle Auswirkungen
Anlage/n

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

Zusammenfassung:

Zwischen Januar und April 2020 wurde die WKS durch die CIMA Beratung + Management GmbH einer Organisationsuntersuchung unterzogen. Die Ergebnisse sind dem beiliegenden Abschlussbericht (Anlage 1) zu entnehmen. Auf der Grundlage der Handlungsempfehlungen soll der Kreistag des Kreises Segeberg über die weitere Entwicklung der WKS einschließlich der Verlängerung des Betrauungsakts um weitere fünf Jahre bis zum 31.12.2026 beraten und beschließen.

 

Sachverhalt:

 

Mit Beschluss des Kreistages vom 30.06.2016 (DrS/2016/121) wurde die WKS mit Dienstleistungen von allgemeinem wirtschaftlichen Interesse (DAWI) betraut. Dies erfolgte vor dem Hintergrund des sog. Freistellungsbeschlusses gem. Artikel 106 Abs. 2 AEUV, damit die Ausgleichsleistungen des Kreises beihilferechtlich konform an die WKS geleistet werden können. Gem. Ziffer 8 des Betrauungsaktes ist dieser bis zum 31.12.2021 befristet. Eine Verlängerung ist jederzeit möglich.

 

Im Rahmen des Strategieworkshops des Aufsichtsrates im Frühjahr 2018 hatte sich der Aufsichtsrat darauf verständigt, zur Sicherstellung einer tragfähigen Entscheidungsgrundlage für eine etwaige Anpassung des Wirtschaftsplans eine externe Überprüfung zur Organisation und technischen Ausstattung der WKS sowie zur Anzahl und Qualifikation des Personals durchführen zu lassen. Hintergrund der Beauftragung durch den Aufsichtsrat waren z. T. unterschiedliche Auffassungen über die Kernaufgaben der Gesellschaft bei den Beteiligten. Die Untersuchung wurde von Januar bis April 2020 durchgeführt.

 

Die Ergebnisse der Organisationsuntersuchung und die daraus resultierenden Handlungsempfehlungen für die weitere Entwicklung der WKS wurden in der Aufsichtsratssitzung am 18.05.2020 beraten und sind nun zu beschließen.

 

Der Untersuchungsauftrag umfasste 3 Leistungsbausteine:

 

  • Aufgaben (Aufgabenübersichten sowie derzeitige und künftige Aufgaben)
  • Personelle Ausstattung
  • Finanzielle Ausstattung

 

Als zentrale Instrumente zur Gewinnung der Informationen dienten der CIMA die Durchführung von Experteninterviews mit relevanten Akteuren sowie die Auswertung von bereitgestellten Unterlagen.

 

Als Grundlage der Analyse wurden die in 2018 beschlossenen strategischen Schwerpunkte der WKS herangezogen (vgl. DrS/2018/154).

 

Die Untersuchung hat zu folgenden Ergebnissen geführt:

 

1. Zweck und Gegenstand der Gesellschaft sind somit konform mit den angestrebten Aufgabenbereichen. Eine Anpassungsnotwendigkeit von Satzung und Betrauungsakt besteht hier nicht.

Ergänzung der Verwaltung: Eine Anpassungsnotwendigkeit der Satzung besteht darüber hinaus noch aus formalen Gründen in Bezug auf Vorgaben aus § 102 GO. Die Anpassungen (i. W. Rechte des gesetzlichen Vertreters in der Gesellschafterversammlung, Rechte und Aufgaben der Beteiligungsverwaltung verankern) sind bis Ende 2020 umzusetzen.

Eine Anpassung der Satzung muss daher im Falle einer Verlängerung des Betrauungsaktes (= Fortführung der Gesellschaft) vorgenommen werden.

 

2. Gem. Abbildung 3 auf Seite 12 hat CIMA insgesamt eine hohe Berichtsdichte für die WKS festgestellt, die hauptsächlich in den vergangenen Geschäftsführungswechseln begründet liegt. Dadurch wird aktuell ein vergleichsweise hoher Anteil der Arbeitszeit der Geschäftsführung und des Teams gebunden.

Ergänzung der Verwaltung: Nach Verständigung über Zeitpunkt, Form und Inhalte der Berichte wird vorgeschlagen, Satzung, Geschäftsanweisung und BetRiLi so in Einklang zu bringen, dass die (Quartals-)Berichte für alle Empfänger gleichwertig genutzt werden können.

 

3. Schnittstellen: In der Gesamtschau ist festzustellen, dass die WKS für zentrale Themen der wirtschaftlichen Entwicklung des Kreises die einzige Institution ist, welche für den gesamten Kreis zuständig ist und somit auch dessen Interessen im Fokus der Arbeit stehen. Durch Einbindung in die Arbeitsstrukturen und aktive Kooperation mit den anderen Organisationen und Leistungsträgern, die entweder für Teilräume oder einzelne Arbeitsfelder zuständig sind, wird vermieden, dass Doppelarbeiten und Reibungsverluste entstehen.

 

4. Zur Personal- und Sachmittelausstattung wird festgestellt:

  • nicht für alle der angestrebten Tätigkeiten stehen ausreichend Vollzeitäquivalente zur Verfügung,
  • die Zuordnung der Tätigkeiten zu einzelnen Personen umfasst ein fachlich sehr weites Spektrum,
  • eine wünschenswerte und für den mittelfristigen Erfolg notwendige Schwerpunktsetzung sowohl hinsichtlich des Personal- als auch des Sachmitteleinsatzes ist bisher nicht erfolgt.

 

5. Finanzielle Ausstattung:

Aufgrund der Organisationsempfehlung der CIMA ergibt sich zusätzlich für die nachfolgenden Tätigkeiten/Unteraufgabenbereiche - neben der Bereitstellung einer weiteren Stelle - folgender Budgetbedarf, der nicht aus Umschichtungen von anderen Tätigkeiten gewonnen werden kann:

  • Förderung von Existenzgründung / Betriebsnachfolge (Beratung, Betreuung und Begleitung) + 15.000 €
  • Untergliederung Mobilität im Aufgabenbereich Kommunen + 15.000 €
  • Projektentwicklung mit Bezug auf den Tourismus + 13.000 €

 

Zukünftige Annahmen:

-         durchschnittlich 2 % Anhebung der Personalkosten pro Jahr

-         5% Mietanpassung nach 5 Jahren

-         jährliche Betriebskostenanpassung 1%

 

Daraus ergibt sich folgende Mittelfristplanung:

Jahr

2021

2022

2023

2024

2025

Verlust

-988 T€

-966 T€

-1.004 T€

-1.013 T€

-1.023 T€

 

Im Ergebnis wurden fünf Handlungsempfehlungen der CIMA aufgezeigt (S. 39):

 

  1. Eine eigenständige Wirtschaftsförderungsgesellschaft für den Kreis Segeberg hat aufgrund der Bedeutung der von ihr zu bearbeitenden Themen und des Strukturwandels in Wirtschaft und Gesellschaft ihre Daseinsberechtigung. Es gibt keine andere Einrichtung, die in Fragen der räumlichen und unternehmensbezogenen Wirtschaftsentwicklung für den gesamten Kreis aktiv ist.

 

  1. Die Personalausstattung und die Aufgabenzuordnung sind gegenwärtig noch nicht adäquat.

 

  1. Für die Zukunft werden behutsame Ergänzungen der Personal-und Sachmittelausstattung empfohlen.

 

  1. Nach drei Jahren Arbeit mit vollständiger Besetzung der aufgezeigten Stellenprofile wird eine professionelle externe Evaluation empfohlen, um ggf. Anpassungen vorzunehmen und neue Impulse zu setzen.

 

  1. Zu Umsetzung dieser Empfehlungen müssen die Zuschussbedarfe des Kreises angepasst und der geltende Betrauungsakt verlängert werden.

 

Der Aufsichtsrat der WKS hat in seiner Sitzung am 18.05.2020 die Handlungsempfehlungen der CIMA beraten, diesen zugestimmt und empfiehlt dem Kreistag, diesen ebenfalls zuzustimmen und den Betrauungsakt um fünf Jahre zu verlängern.

 

 

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

Beschlussvorschlag:

Der Kreistag beschließt:

 

1. Die Handlungsempfehlungen des Aufsichtsrats der WKS GmbH werden zustimmend zur Kenntnis genommen.

 

2. Den Anpassungen zur zukünftigen Personal- und Sachmittelausstattung wird zugestimmt. Diese werden im Rahmen des jährlichen Beschlusses zum Wirtschaftsplan der WKS umgesetzt.

 

3. Der Betrauungsakt der WKS GmbH wird um fünf Jahre bis zum 31.12.2026 verlängert.

 

4. Der Gesellschaftervertreter, Herr Landrat Schröder, wird mit einer entsprechenden Beschlussfassung in der Gesellschafterversammlung der WKS beauftragt.

 

 

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

Finanzielle Auswirkungen:

 

Nein

 

X

Ja:

Erhöhung des jährlichen Verlustausgleichsbedarfs um ca. 100 T€

 

Darstellung der einmaligen Kosten, Folgekosten

 

 

 

X

Mittelbereitstellung

X

Teilplan:5712

 

In der Ergebnisrechnung

Produktkonto: 5712100

 

In der Finanzrechnung investiv

Produktkonto:

 

 

Der Beschluss führt zu einer über-/außerplanmäßigen Aufwendung bzw. Auszahlung

 

in Höhe von

 

Euro

 

(Der Hauptausschuss ist an der Beschlussfassung zu beteiligen)

 

 

Die Deckung der Haushaltsüberschreitung ist gesichert durch

 

Minderaufwendungen bzw. -auszahlungen beim Produktkonto:

 

 

 

 

 

Mehrerträge bzw. -einzahlungen beim Produktkonto:

 

 

Bezug zum strategischen Management:

 

Nein

 

X

Ja; Ziel 4: Wir schaffen optimale Rahmenbedingungen für eine nachhaltige wirtschaftliche Entwicklung und Beschäftigung; Themenfelder: Thema Gesundheit entwickeln, kommunale Entwicklung unterstützen, Standortsicherung,Erweiterung und Ansiedlung, touristische Entwicklung stärken, aktive Arbeitsmarktpolitik, Forschungsstandorte und Technologieentwicklung unterstützen; operationalisiert im TP 5712 als Ziel 1 Fachliche Begleitung der WKS

 

 

Belange von Menschen mit Behinderung sind betroffen:

X

Nein

 

 

Ja

 

Belange von Menschen mit Behinderung wurden berücksichtigt:

 

 

Nein

 

 

Ja

 

 

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

Anlage/n:

Anlage 1: Bericht CIMA zur Organisationsuntersuchung der WKS

 

 


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