Vorlage - DrS/2020/106  

Sachverhalt:

Zusammenfassung:

Eine extern durchgeführte Organisationsuntersuchung beim Kreisfeuerverband hat die Notwendigkeit der Einrichtung der Stelle eines Vorstandsreferenten dargelegt. Da dieser Stelle überwiegend vom Kreis übertragene Aufgaben zugeordnet sind, sind die entstehenden Personalkosten im entsprechenden Verhältnis durch den Kreis zu tragen. Die Besetzung der Stelle duldet keinen Aufschub.

Sachverhalt:

Der Kreisfeuerwehrverband hat im vergangenen Jahr gemeinsam mit dem Kreis die Entscheidung getroffen, die Aufbau- und Ablauforganisation des Verbandes mit den Abgrenzungen zwischen Verwaltung, feuerwehrtechnischer Zentrale und Digitalfunkservicestelle, die Aufgabenaufteilung zwischen hauptberuflichen Stellen und Ehrenamt sowie die Abläufe und Ausstattung der hauptamtlichen Bereiche durch eine externe Beraterfirma überprüfen und bewerten zu lassen. Diese Organisationsuntersuchung wurde von der Firma Luelf & Rinke Sicherheitsberatung GmbH durchgeführt, die speziell in sicherheitsrelevanten Bereichen (Feuerwehr, Rettungsdienst etc.) landesweite Referenzen besitzt. Das abschließende Ergebnis lag Anfang dieses Jahres vor und wurde den Mitarbeitern, dem Verbandsvorstand sowie den Amts- und Gemeindewehrführern vorgestellt.

Die Kernerkenntnis dieser Untersuchung ist, dass die vorhandene Aufbauorganisation nicht geeignet ist, die gesetzten Aufgaben effizient zu erledigen.

Der derzeitige Aufbau und die damit verbundene Hierarchie innerhalb der hauptamtlichen Struktur bilden nicht die tatsächlichen Über- und Unterstellungsverhältnisse ab. Unnötige Schnittstellen, ineffiziente Arbeitsabläufe und hieraus resultierende Konflikte sind die direkte Folge. Ziel ist somit die Etablierung einer neuen Struktur der Aufbauorganisation, die die Orientierung für die haupt- und ehrenamtlich Beteiligten erhöht und erleichtert, eine klare Personal- und Themenzuordnung ermöglicht und die Personalführungssituation verbessert. Das empfohlene Organigramm ist als Anlage beigefügt.

Zentrales Element der neuen Struktur ist die Einrichtung der Stelle „Referent des Vorstandes“ zur Steuerung der Arbeitsprozesse in der hauptamtlichen Struktur und zur Unterstützung des Verbandsvorstandes als disziplinarische Führungsfunktion für die Abteilungsleiter*innen. Neben der Ausübung der Fach- und Dienstaufsicht gegenüber den Mitarbeiter*innen, der Durchführung der Haushaltsplanung und -überwachung sowie der Mitwirkung bei der strategischen Ausrichtung des Verbandes trägt diese Funktion auch dem Umstand Rechnung, dass die Führung und Entwicklung hauptamtlichen Personals durch einen ehrenamtlichen Vorgesetzten nicht vollumfänglich den Bedarfen der Mitarbeiter*innen gerecht werden kann.

Bei der Referentenstelle handelt es sich um eine Vollzeitstelle, die im Rahmen der Organisationsuntersuchung der Entgeltgruppe 12 zugeordnet wurde. Dieses wurde im Nachgang durch den FD 11.00 bestätigt. Es ist geplant, diese Stelle vorerst befristet auszuschreiben. Dadurch ergeben sich Handlungsoptionen für den Fall, dass es zu Konflikten mit dem Ehrenamt kommen sollte oder die Umsetzung nicht zielgerichtet verläuft. Die Ausschreibung und Besetzung der Stelle ist zeitnah zu realisieren, da die bisherige Organisationsstruktur zu ineffizienten Arbeitsabläufen sowie internen Konflikten geführt hat.

Beschlussvorschlag:

Der Kreistag genehmigt vorsorglich gem. § 57 Kreisordnung i. V. m. § 95 d Abs. 1 Gemeindeordnung die im Haushaltsjahr 2020 anfallenden überplanmäßigen Aufwendungen und Auszahlungen in Höhe von 26.500 € für die Bezuschussung der beim Kreisfeuerwehrverband neu zu schaffenden Referentenstelle.

Der Kreistag beschließt darüber hinaus, dass die durch die Personalkosten des Referenten entstehende Erhöhung des Zuschusses an den Kreisfeuerwehrverband in die Haushaltsplanungen für 2021 ff. einfließt.

Finanzielle Auswirkungen:

Bezug zum strategischen Management:

Belange von Menschen mit Behinderung sind betroffen:

Belange von Menschen mit Behinderung wurden berücksichtigt:

Anlage/n:

Organigramm der Firma Luelf & Rinke