Vorlage - DrS/2020/061-1  

Zusammenfassung:

Der Kreis Segeberg beabsichtigt, die Bearbeitung des gesamten Antragsverfahrens für die Schülerfahrkarten der Schüler*innen mit Wohnsitz im Kreisgebiet ab dem Schuljahr 2021/2022 per öffentlich rechtlichen Vertrag an den Kreis Herzogtum Lauenburg zu übertragen. Zu den Aufgaben gehören die Bearbeitung der Anträge sowie die Ausstellung und die Verteilung der Tickets.

Diese Aufgabe der Schülerbeförderung liegt gemäß § 114 des Schulgesetzes des Landes Schleswig–Holstein (SchulG SH) in der Zuständigkeit der Kreise sowie der Schulträger in den Kreisgebieten. Die Aufgabenübertragung der Bearbeitung des genannten Antragsverfahrens seitens des Kreises Segeberg an den Kreis Herzogtum-Lauenburg setzt daher die Übertragung der Aufgabe der  Antragsbearbeitung sowie die Bereitstellung von Fahrtkarten jedes einzelnen Schulträgers im Kreisgebiet an den Kreis Segeberg voraus. (s. auch DrS/2020/061). In der Anlage 1 der Drs/2020/061 ist die Umsetzung des Projektes durch die Digitalisierung des Antragsverfahrens näher erläutert.

Sachverhalt:

Wesentliche Änderung zur  Aufgabenübertragung an den Kreis Herzogtum Lauenburg seit Bekanntgabe der Drs/2020/061 vom 11.03.2020

Die Vorlage DrS /2020/061 war für den Ausschuss für Bildung und Kultur im Mai 2020 vorgesehen. Wegen der Corona-Zeit ist die Sitzung ausgefallen. Die Vorlage wurde daher in die Sitzung des BKS am 25.08.2020 übernommen. Fortlaufend hat die Verwaltung an der Planung der Umsetzung des Projektes weitergearbeitet. Nach der Vorstellung des Projektes seitens des Landrates Herrn Schröder in der Bürgermeisterrunde haben die Schulträger an den Fachdienst 51.10 zurückgemeldet, dass man die Projektumsetzung grundsätzlich befürwortet, jedoch unter dem Vorbehalt, dass es dort noch keine Beschlüsse seitens der Gremien gibt.

Die beteiligten Kreise Stormarn, Herzogtum Lauenburg und Segeberg sind in mehreren Gesprächsrunden unter Einbeziehung der Landräte und der entsprechenden Fachdienste im Laufe des Projektes „Digitales Listenschülerverfahren“ zu dem Ergebnis gekommen, dass es zielführender wäre, das Projekt unter der Federführung des Kreises Herzogtum Lauenburgs aufzusetzen. Die Aufgabe „Antragsverfahren Listenschülerverfahren“ sollte an den Kreis Herzogtum Lauenburg übertragen werden. Der Kreis Herzogtum Lauenburg hat sich bereiterklärt, die Schülerbeförderung in seinem Kreis zentral auch für weitere Kreise zu bearbeiten und hat bereits entsprechende Erfahrungen. Gegebenenfalls schließen sich zu einem späteren Zeitpunkt weitere Kreise an. In dem Gespräch mit den Landräten am 05.08.2020 machte der Landrat des Kreises Herzogtum Lauenburg, Herr Dr.Mager, deutlich, dass er das Projekt erst einmal nur mit den 3 genannten Kreisen starten möchte.

Die inhaltliche Darstellung des Projektes in der Anlage 1 zur DrS /2020/061 hat weiterhin Bestand. Die Vorteile einer vereinfachten Bearbeitung des Antragsverfahrens aufgrund der Digitalisierung, sowohl für die Bürger*innen als auch für die Verwaltungen sind noch aktuell, genauso die Entlastung der Schulträger, sowie die Synergien der interkommunalen Zusammenarbeit. Dennoch entfällt ein Beschluss zur Vorlage Drs 2020/061.

Mit der Vorlage DrS 2020/061/-1 wird die Vorlage DrS 2020/061 nun inhaltlich fortgeschrieben. Damit schlägt die Verwaltung folglich einen entsprechend angepassten Beschluss vor.

In einer Sitzung am 05.08.2020 haben sich die 3 Landräte der oben genannten Kreise auf eine Vorgehensweise zur Umsetzung des Projektes verständigt, die im weiteren Sachverhalt erläutert wird.

A: Ziel

Ziel ist die Schaffung eines einheitlichen Verfahrens (gemeinsamer Online-Antrag, gemeinsame Software, gemeinsame Verfahrensabläufe) in einem relativ kurzen Zeitraum. Möglichst alle Antragsteller*innen sollen zukünftig die Ausstellung einer Schülerfahrkarte für ihr Kind online beantragen. Eltern, die keinen Zugang zu digitalen Medien haben, werden berücksichtigt.

B: Aspekte

Die Projektumsetzung unter Federführung eines Kreises wird die Durchführung merklich vereinfachen und die Wahrscheinlichkeit zur Einhaltung des vorgegebenen Zeitplanes erhöhen.

Spätestens zum Schuljahr 2021/2022 muss das E-Ticket eingeführt werden. Eine nochmalige Fristverlängerung ist nicht möglich.

Der Aufwand bei der Projektorganisation wird sich reduzieren, also zur Steigerung der Effizienz in organisatorischen Abläufen führen. So sind nur die betroffenen Bereiche (Vergabestelle, RPA, IT,…) des federführenden Kreises beteiligt, die Abstimmung der betroffenen Bereiche aller beteiligter Kreise untereinander/miteinander entfällt. Sollten sich in Zukunft weitere Kreise an der interkommunalen Zusammenarbeit beteiligen, werden ggfs. weitere Fixkostenreduzierungen möglich.

In der dauerhaften Ausübung des Verfahrens könnten personelle Synergieeffekte hergestellt und Fixkosten auf alle beteiligten Kreise umgelegt werden. Nach Einführung des Projektes wird der Personalaufwand hauptsächlich auf den federführenden Kreis beschränkt. Folgende Aufgaben für Schüler*innen mit Wohnsitz im Kreis Segeberg würden nach derzeitigem Stand weiterhin beim Kreis Segeberg im Fachdienst 51.10 wahrgenommen werden:

-          Sonderfälle,

-          kontinuierliche Zulieferung von verfahrenseinwirkenden Änderungen (politische Beschlüsse, Schulschließungen, Änderungen der Klassenstruktur an Schulen etc.) an die zentrale Stelle,

-          örtlicher Ansprechpartner für die zentrale Stelle und die kreiseigenen Schulträger für spezifische Fragestellungen,

-          Abrechnungen der zentralen Stelle und den kreisspezifischen Schülerfahrkartenkosten (Auszahlung von Abschlägen und der Prüfung und Durchführung der Spitzabrechnungen),

-          ggfs. Abrechnungsverfahren mit den eigenen Schulträgern.

Wie bei jeder Projekteinführung, kann es beim Migrationsprozess des neuen Verfahrens zu einigen Umstellungsproblematiken kommen. Um diese so gering wie möglich zu halten, sehen die beteiligten Kreise es als sinnvoll an, dass die bisherige Arbeitsgruppe sowohl während der Umsetzungsphase als auch nach der Einführung des Projektes eng miteinander zusammenarbeitet.

Grundlegende Änderungen, die Auswirkungen auf die Verfahrensstruktur und Verfahrensabwicklung im laufenden Prozess haben, wie z.B. die Änderung von Kilometergrenzen, sind vorab mit dem Kreis Herzogtum Lauenburg abzusprechen. Es bleibt im Einzelfall zu prüfen, welche Möglichkeiten bestehen, Änderungen mit in das Verfahren einzupflegen und umzusetzen.

C: Organisatorische Rahmenbedingungen und Zeitvorgabe

Die Kreise Segeberg und Stormarn übertragen die Aufgabe der Bearbeitung der Antragstellung und Ausgabe für Schüler*innen-Fahrkarten per öffentlich-rechtlichem Vertrag an den Kreis Herzogtum Lauenburg. Zuvor übertragen alle im Kreisgebiet ansässigen Schulträger die Bearbeitung dieser Aufgabe an den Kreis Es wird darauf hingewiesen, dass mit den genannten Übertragungen nicht die Übertragung der gesetzlichen Aufgabe der Schülerbeförderung einhergeht. Diese gesetzliche und hoheitliche Aufgabe verbleibt für alle Schüler*innen mit Wohnsitz im Kreis Segeberg bei den Schulträgern und beim Kreis. Der Kreis Segeberg wird daher auch weiterhin für den Erlass bzw. die Fortschreibung der Satzung über die Anerkennung von Kosten der Schülerbeförderung im Kreis Segeberg zuständig bleiben.

Das zukünftig für die Bearbeitung der Anträge aus dem Kreis Segeberg und dem Kreis Stormarn zuständige Personal wird seitens des Kreises Herzogtum Lauenburg eingestellt. Die Mitarbeiter*innen werden jeweils bei den beiden genannten Kreisen mit einem geringen Stellenanteil ( ca 2 % einer Vollzeitstelle ) dem dortigen Stellenplan zugeordnet. Sie sind folglich beim Kreis Herzogtum Lauenburg im Auftrage des jeweiligen Kreises tätig bzw. dorthin abgeordnet. So wird die rechtliche Möglichkeit geschaffen, dass Bescheide unter dem jeweiligen Briefkopf der Kreise erlassen werden können.

D: Kosten

Die Kosten teilen sich auf in:

Projektkosten: rechtliche Beratung, technische Beratung, Projektleitung, technische Entwicklung Software, Schnittstellen, Öffentlichkeitsarbeit und Schulungen ( Kosten s. DrS 2020/061 nicht öffentliche Anlage)

Übernahme der Projektkosten: Die einmaligen Projektkosten sollen aus dem laufenden Budget des Fachdienstes getragen werden.

Es ist davon auszugehen, dass die einmaligen Projektkosten bereits nach Unterzeichnung des Vertrages fällig sind. Alle weiteren Zahlungsmodalitäten werden im Vertrag geregelt.

und zukünftig

laufende Kosten: Personalkosten ( Bearbeitung Schülerbeförderung und Zahlungsverkehr), Kosten der Arbeitsplätze und sonstige Sachkosten. Die laufenden Kosten sollen je Fall (ca. 8.500 Anträge) mit ca. 7-10,00 Euro p.A. mit den Kreisen abgerechnet werden.

Der Kreis Herzogtum-Lauenburg plant zunächst für die Antragsbearbeitung je beteiligter Kreis eine Vollzeitstelle ein. Darüber hinaus wird eine weitere Vollzeitstelle benötigt, diese für die Erledigung von administrativen Tätigkeiten, Abrechnungen, Abstimmungen mit den Kreisen etc..

Übernahme der laufenden Kosten : Die laufenden Kosten sollen seitens des Kreises übernommen und in der jährlichen Haushaltsplanung berücksichtigt werden. Die Finanzierung erfolgt über die Kreisumlage.

Die Schulträger werden darüber hinaus nicht an Kosten beteiligt.

Kosten für die Fahrkarten:

Der Kreis Herzogtum-Lauenburg bestellt zukünftig die Fahrkarten für die Schüler*innen mit Wohnsitz im Kreis Segeberg und erhält seitens des Kreises Segeberg im laufenden Schuljahr entsprechende Abschläge. Die Spitzabrechnung erfolgt zu einem späteren Zeitpunkt.

Übernahme der Kosten für die Fahrkarten:

Gemäß Schulgesetz des Landes Schleswig-Holstein in Zusammenhang mit der jeweils gültigen Schülerbeförderungssatzung ist der Kreis Segeberg gesetzlich zur Übernahme des 2/3 Anteils an den Kosten für die Fahrkarten der Schüler*innen verpflichtet.

Entsprechend dem Beschluss DrS 2019/351 übernimmt der Kreis Segeberg ab dem 01.01.2020 auf freiwilliger Basis darüber hinaus auch den gesetzlichen 1/3 Anteil der Schulträger an den Kosten für die Fahrkarten der Schüler*innen mit Wohnsitz im Kreisgebiet. Der Kreis Segeberg trägt die Kosten ab dem 01.01.2020 damit zu 100 %.

Die Übernahme dieser freiwilligen Leistung des Kreises Segeberg soll in die Vereinbarungen der öffentlich-rechtlichen Verträge des Kreises mit den Schulträgern mit aufgenommen werden.

Die Übernahme des Kreises aller Kosten für die Fahrkarten führt bereits zu einer  Minimierung des Verwaltungsaufwandes, da die Bearbeitung der Verwendungsnachweise sowohl beim Kreis Segeberg, als auch bei den Schulträgern zukünftig entfällt.

Übernimmt der Kreis im Zuge des digitalisierten Antragsverfahrens auch die gesamten laufenden Kosten, die zukünftig beim Kreis Herzogtum Lauenburg für die Bearbeitung entstehen, führt dies zu einer weiteren Verschlankung des Verwaltungsaufwandes, da diese folglich nicht mit den Schulträgern innerhalb des Kreisgebietes abgerechnet werden müssen.

E: Vorteil der kreisübergreifenden zentralen Bearbeitung bei einem Kreis

Das Projekt kann bis zum vorgegeben Zeitpunkt noch umgesetzt werden, wenn der Kreis Herzogtum-Lauenburg aufgrund der Aufgabenübertragung die Vergabe und die damit einhergehenden Prüfungen alleine durchführt.

Die Umsetzung muss zeitnah erfolgen, da der HVV zum Schuljahr 2021/2022 auf E-Tickets umstellt und daher nicht nur die Fahrkarten online bestellt werden müssen, sondern auch bereits die Antragstellung durch die Eltern auf digitalem Weg erfolgen muss (digitales Lichtbild der Schüler*innen ist erforderlich).

Die zunächst angedachte Lösung (DrS 2020/061), dass die an dem Projekt beteiligten Kreise alle eigenständig arbeiten und lediglich eine gemeinsame Software dafür nutzen, ist so zeitnah nicht umzusetzen und hat sich als schwierig herausgestellt.

In der laufenden Prozessgestaltung wäre es in der kurzen Zeit, u.a. auch wegen der Corona-Beschränkungen, nicht möglich, sich mit allen Kreisen über die Vergabe, die Umsetzung des OZG, den Datenschutz, die Umsatzsteuerprüfung usw. und sich wegen teils unterschiedlicher Bestimmungen dazu miteinander abzustimmen und sich zu einigen.

Es ist auch als Vorteil anzusehen, dass hier beim Kreis Segeberg dauerhaft kein weiteres Personal für die Schülerbeförderung eingestellt werden muss und folglich auch keine zusätzlichen Büroräume sowie die Raumausstattungen gestellt werden müssen.

Die Umsetzung des Projektes zum nächsten Schuljahr setzt voraus, dass alle Kreise und alle Schulträger in den jeweiligen Kreisen zeitnah entsprechende Beschlüsse fassen und bis zum 30.11.2020 alle erforderlichen Verträge der Beteiligten unterzeichnet sind.

Andernfalls müsste das Projekt um ein Jahr verschoben werden. Folglich müssten sich alle Schulträger im Kreisgebiet zum Schuljahr 2021/2022 selbst um die Bestellung der E-Tickets kümmern und ggfs. eine entsprechende Software beschaffen.

Die Gremien des Kreises Segeberg sollten daher über diese Beschlussvorlage in ihren Sitzungen gemäß der Beratungsfolge grundsätzlich über das Projekt entscheiden, damit auch die Schulträger in unmittelbarem Anschluss daran entsprechende Beschlüsse vorbereiten können.

Nach der Beschlussfassung über diese Vorlage Drs 2020/061/-1 werden die Verträge final gefasst und den Gremien zum Beschluss vorgelegt.

Die Schulträger erhalten zeitnah die Entwürfe der Verträge mit dem Kreis Segeberg

Beschlussvorschlag:

Der Kreis Segeberg überträgt die Aufgabe der Bearbeitung des Antragsverfahrens für Schülerfahrkarten (Listenschülerverfahren) zum Schuljahr 2021/2022 per öffentlich-rechtlichen Vertrag unbefristet auf den Kreis Herzogtum Lauenburg. Die einmaligen und die laufenden Kosten übernimmt der Kreis Segeberg entsprechend den Ausführungen im Sachverhalt.

Die endgültigen Regelungen werden im Zuge der weiteren Beschlussfassungen der Gremien der beteiligten Kreise sowie der Schulträger über den konkreten Vertrag beschlossen.

Finanzielle Auswirkungen:

Einmalige und laufende Kosten
 

Bezug zum strategischen Management:

Belange von Menschen mit Behinderung sind betroffen:

Belange von Menschen mit Behinderung wurden berücksichtigt:

Anlage/n: