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Vorlage - DrS/2024/047  

 
 
Betreff: Durchführung eines Vergabeverfahrens und Abschluss eines Rahmenvertrages über Dienstleistungen zur Bestandsaktendigitalisierung
Status:öffentlichVorlage-Art:Drucksache
Verfasser/in:Peter, Björn
Federführend:Informations- und Kommunikationsmanagement Beteiligt:Finanzen und Finanzcontrolling
Bearbeiter/-in: Döring, Petra  Gremien, Kommunikation, Controlling
   FB Zentrale Steuerung
Beratungsfolge:
Hauptausschuss Vorberatung
12.03.2024 
Sitzung des Hauptausschusses ungeändert beschlossen   
Kreistag des Kreises Segeberg Entscheidung
14.03.2024 
5. Sitzung des Kreistages ungeändert beschlossen   

Sachverhalt
Beschlussvorschlag
Finanzielle Auswirkungen
Anlage/n

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

Zusammenfassung:

Der Aktionsplan E-Government 2024 sieht die Bestandsaktendigitalisierung in der Kreisverwaltung vor. Hierfür ist ein Rahmenvertrag mit einem Dienstleister zu schließen.

 

Sachverhalt:

Der Kreis Segeberg fasst unter der E-Government Strategie zahlreiche Maßnahmen zur Digitalisierung der Verwaltung zusammen, hierunter fällt auch die Schaffung einer lückenlosen digitalen Bearbeitung von Verwaltungsverfahren. Diese wiederum bedingt eine digitale Aktenführung, welche nicht nur vorwärtsgerichtet zukünftige Akten betrifft, sondern ebenso Bestandakten adressiert. Zu diesem Zwecke sind Bestandsakten zu digitalisieren.

Seit Anfang 2023 war das gleichnamige Projekt „Bestandsaktendigitalisierung“ mit der Ermittlung von Mengen und Vorgehensweisen für eben diese Aufgabe befasst. Abschließend konnte aus dem Projekt eine detaillierte Aufschlüsselung von erwarteten Aktenmengen, deren Komplexität, nötiger Vorarbeiten in den betroffenen Fachdiensten sowie ein weitreichender Zeitplan für die Umsetzung geliefert werden. Die zu erwartende Arbeitsmenge und -komplexität kann heute somit wesentlich genauer als noch zu Jahresbeginn 2023 erfasst werden, wodurch vorherige Schätzungen zu den erwarteten Aufwänden signifikant präzisiert wurden.

Der nun zur Beauftragung vorgesehene Rahmenvertrag adressiert die im Rahmen des oben erwähnten Projektes ermittelten Bestandsakten in mehr als 20 weiteren Fachdiensten der Kreisverwaltung Segeberg. Die Vertragslaufzeit erstreckt sich zunächst auf die Jahre 2024 bis 2027 und ist auf eine Höchstmenge von 13,5 Millionen Blatt beschränkt.

Die Durchführung dieser Maßnahme ist als Bestandteil des E-Government Aktionsplanes 2024 (Stand 26.10.2023) unter Ziffer 4.1.2 am 30.11.2023 einstimmig durch den Hauptausschuss beschlossen worden. Die hierfür erforderlichen Mittel wurden durch den Kreistag mit der Verabschiedung der Haushaltssatzung 2024 am 07.12.2023 bewilligt.

Das nun angestrebte Vergabeverfahren sieht die nachfolgende Verwendung der für diesen Zweck eingeworbenen Mittel vor:

Die Mengenermittlung hat ergeben, dass insgesamt etwa 12.285.000 Blatt Papier zu digitalisieren sind. Da es sich um eine Schätzung auf Basis der ermittelten Regal- und Hängeregister-Laufmeter handelt, wurden übliche Umrechnungsfaktoren zur Bestimmung dieser Blattanzahl verwendet.

Aufgrund des zeitlichen Planungshorizonts von vier Jahren können sich jedoch noch Mengenänderungen ergeben, beispielsweise durch Verzögerungen bei der Umstellung auf die elektronische Aktenführung. Eine länger als vorgesehene papierbasierte Aktenführung hätte eine Mengenänderung zur Folge.

Erfahrungswerte aus vorherigen Aktendigitalisierungsvorhaben zeigen, dass mit Preisen zwischen 0,041 und 0,067 € netto je Blatt zu rechnen ist. Unter Berücksichtigung zu erwartender Mengenrabatte einerseits, aber ebenso Preissteigerungen andererseits, wird zur Kalkulation der Mittelwert von 0,054 € netto je Blatt verwendet. Hierin enthalten ist die Abholung der Akten, der Transport, die Vorbereitung zum Scannen, das Scannen (Digitalisieren) die Übermittlung der Digitalisate und der Rücktransport bzw. die Vernichtung der Altakten. Der Auftragswert beläuft sich somit auf 663.390,- € netto auf einen Zeitraum von 48 Monaten, es besteht jedoch keine Abnahmeverpflichtung.

Als Ausgleich von Schätzungenauigkeiten und unvorhergesehenen Mengenänderungen soll ein Zuschlag von 10% die Höchstgrenze des Auftragsvolumens auf 729.729,- € netto festlegen.

Für das Jahr 2024 sieht der eingangs erläuterte Umsetzungsplan ein Volumen von 4,32 Millionen Blatt vor, dies entspricht Aufwendungen in Höhe von 233.280,- € netto (256.608,- € inklusive 10% Zuschlag). Der Haushaltsplan 2024 sieht hierfür ausreichende Mittel vor.  

 

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

Beschlussvorschlag:

Es wird beschlossen, den Fachdienst 10.50 mit der Durchführung eines Vergabeverfahrens zur Ermittlung eines geeigneten Rahmenvertragspartners, sowie mit dem Abschluss einer entsprechenden Rahmenvereinbarung in den zuvor ausgeführten Wertgrenzen zu beauftragen. Der Fachdienst soll den Kreistag über das Ergebnis des Vergabeverfahrens in Kenntnis setzen.  

 

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

Finanzielle Auswirkungen:

 

Nein

 

X

Ja:

 

 

Darstellung der einmaligen Kosten, Folgekosten

 

 

 

X

Mittelbereitstellung

X

Teilplan:

 

In der Ergebnisrechnung 527101

Produktkonto: 1114500

 

In der Finanzrechnung investiv

Produktkonto:

 

 

Der Beschluss führt zu einer über-/außerplanmäßigen Aufwendung bzw. Auszahlung

 

in Höhe von

 

Euro

 

(Der Hauptausschuss ist an der Beschlussfassung zu beteiligen)

 

 

Die Deckung der Haushaltsüberschreitung ist gesichert durch

 

Minderaufwendungen bzw. -auszahlungen beim Produktkonto:

 

 

 

 

 

Mehrerträge bzw. -einzahlungen beim Produktkonto:

 

 

Steuerliche Relevanz

 

Einschätzung durch den FD 20.00 erfolgt

 

X

Keine steuerliche Relevanz gegeben

 

 

 

Belange von Menschen mit Beeinträchtigungen sind betroffen:

X

Nein

 

 

Ja:

 

Belange von Menschen mit Beeinträchtigungen wurden berücksichtigt:

X

Nein

 

 

Ja:

 

 

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Anlage/n: